SharePoint List এবং Library এর উপর কাজ করা

Power Automate দিয়ে SharePoint List এবং Document Library এর উপর বিভিন্ন ধরনের কার্যপ্রবাহ (flows) তৈরি করা সম্ভব। SharePoint List সাধারণত ডেটা সংগ্রহ এবং ম্যানেজমেন্টের জন্য ব্যবহৃত হয়, যেখানে Document Library ফাইল এবং ডকুমেন্টের সংরক্ষণ ও পরিচালনার জন্য ব্যবহৃত হয়। Power Automate এর মাধ্যমে আপনি এই লিস্ট এবং লাইব্রেরির ডেটা এবং ফাইলের উপর বিভিন্ন অ্যাকশন সম্পাদন করতে পারবেন, যেমন আইটেম যোগ করা, আইটেম আপডেট করা, ফাইল আপলোড বা ডাউনলোড করা, এবং আরও অনেক কিছু।

এখানে শেয়ারপয়েন্ট লিস্ট এবং লাইব্রেরির সাথে কাজ করার জন্য Power Automate এ কিছু সাধারণ অ্যাকশন এবং তার ব্যবহার সম্পর্কে বিস্তারিত আলোচনা করা হবে।

Power Automate এ SharePoint List এর সাথে কাজ করা

1. SharePoint List থেকে আইটেম পাওয়া

Power Automate দিয়ে SharePoint List থেকে ডেটা (আইটেম) পেতে Get items অ্যাকশন ব্যবহার করা হয়। এই অ্যাকশনটি SharePoint লিস্টের সমস্ত আইটেম বা নির্দিষ্ট আইটেম (filter criteria ব্যবহার করে) ফিরিয়ে দেয়।

ধাপসমূহ:

1. Trigger নির্বাচন করুন: প্রথমে, যে ট্রিগারটি ফ্লো চালাবে, তা নির্বাচন করুন। যেমন, "When an item is created" বা "When an item is modified"।
2. Get items অ্যাকশন যোগ করুন: পরবর্তী স্টেপে Get items অ্যাকশন যোগ করুন।
3. Site URL এবং List Name প্রদান করুন: আপনার SharePoint সাইটের URL এবং সংশ্লিষ্ট লিস্টের নাম দিন।
4. Optional Filtering: যদি প্রয়োজন হয়, তবে Filter Query ফিল্ডে ফিল্টার করতে পারবেন (যেমন, কোন নির্দিষ্ট আইটেম বা ডেটা নির্দিষ্ট শর্তে পেতে)।

2. SharePoint List এ আইটেম তৈরি করা

SharePoint List এ নতুন আইটেম তৈরি করতে Create item অ্যাকশন ব্যবহার করা হয়।

ধাপসমূহ:

1. Trigger নির্বাচন করুন: ফ্লো চালানোর জন্য একটি trigger নির্বাচন করুন।
2. Create item অ্যাকশন যোগ করুন: Create item অ্যাকশন যোগ করুন এবং আপনার SharePoint সাইট এবং লিস্ট নির্বাচন করুন।
3. Item Fields পূর্ণ করুন: এখানে আপনি আপনার List এর বিভিন্ন ফিল্ড পূর্ণ করবেন, যেমন Title, Description, Assigned to, ইত্যাদি।

3. SharePoint List এ আইটেম আপডেট করা

আপনার SharePoint List এর আইটেম পরিবর্তন করতে Update item অ্যাকশন ব্যবহার করা হয়। এটি মূলত আইটেমের এক বা একাধিক ফিল্ডের মান পরিবর্তন করতে সাহায্য করে।

ধাপসমূহ:

1. Trigger নির্বাচন করুন: আইটেমের কোন পরিবর্তন ঘটলে ফ্লো চালাতে একটি trigger নির্বাচন করুন (যেমন, "When an item is modified")।
2. Update item অ্যাকশন যোগ করুন: এরপর Update item অ্যাকশন যোগ করুন এবং আপনার SharePoint সাইট এবং লিস্ট নির্বাচন করুন।
3. Item Identification: আপনাকে সংশ্লিষ্ট আইটেমের ID চিহ্নিত করতে হবে, যেটি আইটেম আপডেট করার জন্য প্রয়োজনীয়।
4. Fields আপডেট করুন: আপডেট করার জন্য যেসব ফিল্ড পরিবর্তন করতে চান, সেগুলি নির্ধারণ করুন।

Power Automate এ SharePoint Document Library এর সাথে কাজ করা

SharePoint Document Library মূলত ডকুমেন্ট এবং ফাইল সংরক্ষণের জন্য ব্যবহৃত হয়। Power Automate এর মাধ্যমে আপনি ফাইলগুলি আপলোড, ডাউনলোড, মুভ, কপি, এবং ফাইলের মেটাডেটা পরিবর্তন করতে পারেন।

1. Document Library তে ফাইল আপলোড করা

Create file অ্যাকশন ব্যবহার করে Power Automate এ SharePoint Document Library তে নতুন ফাইল আপলোড করা হয়।

ধাপসমূহ:

1. Trigger নির্বাচন করুন: প্রথমে, যে ট্রিগারটি ফ্লো চালাবে, তা নির্বাচন করুন। উদাহরণস্বরূপ, When a file is created বা When a file is modified।
2. Create file অ্যাকশন যোগ করুন: পরবর্তী স্টেপে Create file অ্যাকশন যোগ করুন।
3. Site URL এবং Library Name প্রদান করুন: আপনার SharePoint সাইটের URL এবং Document Library এর নাম দিন।
4. File Content এবং File Name প্রদান করুন: যেটি আপনি আপলোড করতে চান, সেই ফাইলের Content এবং Name প্রদান করুন। ফাইলের কন্টেন্ট যদি অন্য কোনো সিস্টেম থেকে আসে, তবে আপনি Get file content অ্যাকশন ব্যবহার করতে পারেন।

2. Document Library তে ফাইল ডাউনলোড করা

Get file content অ্যাকশন ব্যবহার করে আপনি SharePoint Document Library থেকে ফাইলের কন্টেন্ট ডাউনলোড করতে পারেন।

ধাপসমূহ:

1. Trigger নির্বাচন করুন: একটি trigger নির্বাচন করুন, যেমন When a file is created বা When a file is modified।
2. Get file content অ্যাকশন যোগ করুন: Get file content অ্যাকশন যোগ করুন।
3. File Identifier প্রদান করুন: ফাইলের Identifier (যেমন, ফাইলের URL বা ID) দিয়ে ফাইলটি চিহ্নিত করুন।

3. Document Library তে ফাইল মুভ বা কপি করা

Move file বা Copy file অ্যাকশন ব্যবহার করে Power Automate এ ফাইলের অবস্থান পরিবর্তন বা কপি করা যায়।

ধাপসমূহ:

1. Trigger নির্বাচন করুন: ফ্লো চালানোর জন্য একটি trigger নির্বাচন করুন।
2. Move file অথবা Copy file অ্যাকশন যোগ করুন: পরবর্তী স্টেপে Move file বা Copy file অ্যাকশন যোগ করুন।
3. Source File এবং Destination Path প্রদান করুন: ফাইলটি যেখান থেকে স্থানান্তর করতে চান (source) এবং কোথায় স্থানান্তর করতে চান (destination), তা নির্বাচন করুন।

SharePoint List এবং Library এর সাথে Power Automate ব্যবহার করার সুবিধা

• স্বয়ংক্রিয় ডেটা প্রসেসিং: SharePoint List এ আইটেম যোগ, আপডেট এবং মুছে ফেলা সম্পূর্ণভাবে স্বয়ংক্রিয় করা যায়, যা ডেটা ম্যানেজমেন্ট আরও সহজ করে তোলে।
• ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট: ফাইলগুলো সহজে আপলোড, ডাউনলোড, কপি বা মুভ করা যায়।
• টিমওয়ার্কে সহায়তা: টিমের সদস্যদের জন্য ফাইল বা আইটেম শেয়ার করা এবং সহযোগিতামূলক কাজ সহজ হয়।
• বিস্তারিত রিপোর্টিং: SharePoint List থেকে আইটেম সংগ্রহ করে বিশ্লেষণমূলক রিপোর্ট তৈরি করা যায়।

Power Automate এর সাথে SharePoint List এবং Library এর ইন্টিগ্রেশন আপনাকে শক্তিশালী অটোমেশন এবং ডেটা ম্যানেজমেন্ট সরঞ্জাম প্রদান করে, যা কাজের গতি বৃদ্ধি করতে সাহায্য করে।